Professionele aanpak voor prestigieus project “De Zaat”
Aan de oever van de Schelde, in het Vlaamse Temse, verrijst een nieuw dorp met 970 woongelegenheden. De site is die van de teloorgegane Boelwerf, een stukje Vlaamse scheepsbouwgeschiedenis. Het project “De Zaat”, dat er gerealiseerd wordt loopt over meer dan tien jaar en wordt gerealiseerd door de gelegenheidsvereniging nv ‘Nieuw Temse’.
Boelwerf herleeft
Boelwerf is een begrip in Vlaanderen, een stukje industriële geschiedenis dat niet ontsnapte aan het lot dat zovele Europese scheepswerven ondergingen. Na een sociaal rumoerige tijd werd in 1994 het faillissement uitgesproken. Vandaag herleeft deze mooie plek aan de oevers van de Schelde. Op een site van 80 ha verrijzen een nieuwe woonwijk en een KMO-zone. De eerste bewoners namen reeds hun intrek in de luxe-appartementen met zicht op de stroom.
Het residentiële deel van het project beslaat 28 ha. Het wordt ontwikkeld door ‘Nieuw Temse’, een tijdelijke vereniging, specifiek voor dit project. Aandeelhouders zijn twee aannemers, Cordeel en Aertssen, elk met 25 procent en ING Real Estate Development , met 50 procent. Griet Trekels, Manager Project Development bij ING Real Estate, staat mee aan het roer van het prestigieuze project.
“De totaliteit van het bouwproject loopt over tien à twaalf jaar”, vertelt Griet Trekels. “Bij zo’n ambitieus project is het belangrijk om van bij de start goede regels vast te leggen. We zijn dus gestart met een Masterplan voor de site, een ‘beeldkwaliteitsplan’. Dat bevat een heleboel regels die de kwaliteit en de leefbaarheid moeten waarborgen: alle appartementsgebouwen moeten zicht op het water hebben, groenvoorzieningen, kwalitatieve architectuur, enz. We willen immers op lange termijn de kwaliteit garanderen.”
“We zijn halfweg 2003 gestart en – juist omwille van de woonkwaliteit – begonnen met de aanleg van de infrastructuur: parkings, groen, wegen, … We wilden immers vermijden dat de eerste bewoners naar een ‘bouwwerf’ zouden verhuizen. De infrastructuurwerken liepen tot begin 2005. Tegelijk zijn we met fase 1 van het project begonnen. We bouwen in verschillende fasen. Binnen fase 1 realiseren we drie gebouwen en om de zes maanden starten we een nieuw gebouw.” (zie kaderstukje)
Complexiteit beheersen
Een project van dergelijke omvang eist ook alle hens aan dek. Een centraal team bestaat uit 6 mensen op directieniveau, drie voor de praktische coördinatie, één persoon die de kopers begeleidt bij het maatwerk, een makelaar ter plaatse en uiteraard de vele betrokkenen op de werf. Elk project heeft immers een eigen architect, een eigen ingenieur en andere specifieke technieken. De complexiteit van het project is dan ook bijzonder groot.
Griet Trekels: “De eerste drie gebouwen hebben we zonder Buzzsaw gerealiseerd. Dat was nog net op te volgen. De communicatie verliep traditioneel via e-mail, CD Rom, faxen, telefoons, … Elk verslag van een vergadering moest doorgemaild worden en alle partijen dienden continu over de meest recente versies te beschikken van alles. Ik was bijna voltijds bezig met de recentste stand van zaken door te sturen.”
“Ondertussen startten we om de zes maanden een nieuwe werf op en alles loopt synchroon. Het grootste risico is dat er verkeerde versies van plannen gebruikt worden. En er is altijd wel iemand die een mail niet heeft gezien, een plan niet heeft afgedrukt, … En dan zijn fouten op de werf onvermijdelijk. We hadden dus dringend nood aan eenduidige informatie, die voor iedereen altijd beschikbaar zou zijn. We wisten dat hiervoor platformen op de markt waren.”
Gebruiksgemak op eerste plaats
Gebruiksgemak was een absolute eis waaraan de oplossing moest voldoen. “We hebben te maken met heel verschillende gebruikers”, vertelt Griet Trekels. “Van de aannemers, tot de makelaar, alle betrokkenen, op elk niveau, moeten met de toepassing kunnen werken. Belangrijk was daarbij ook dat het gebruik intuïtief is. Anders gebruiken de mensen het niet. In onze sector hebben mensen geen tijd om zich in gebruiksaanwijzingen te verdiepen en het past ook niet in de cultuur.”
“Buzzsaw scoorde het best. De interface is heel herkenbaar, je begrijpt de functies zonder nadenken. Wie vertrouwd is met een MS-omgeving leert spelenderwijs met het pakket werken. Werkverlet door dagenlange opleidingen was dus niet nodig. De toepassing ondersteunt verschillende types gebruikers in hun verschillende rollen. Je kan daartoe ook verschillende niveaus van ‘rechten’ instellen.”
“Een andere plus is de schaalbaarheid. ‘De Zaat’ loopt immers over een periode van 15 jaar. Binnen die periode zal het aantal gebruikers soms uitdeinen en inkrimpen en de licentie van Buzzsaw volgt op maat van onze behoeften. Ten slotte hebben we ook naar de lange termijn gekeken. Met Autodesk Buzzsaw kiezen we ook voor het vertrouwen in de continuïteit van de marktleider. En ook de referentielijst van Buzzsaw was overtuigend.”
Autodesk-partner C3A stond in voor het opzetten van het systeem. Griet Trekels: “Er moest veel informatie op het platform bij de opstart maar dat is goed verlopen. We gaven onze input gewoon via spreadsheet door. Alle bijkomende elementen kunnen we nu zelf aanvullen, inclusief het beheer van de rechten. De initiële structuur blijft behouden want die werkt goed. C3A stond ook in voor de opleiding van de partners in het project. Sinds half april 2006 werken alle partners nu samen via Buzzsaw.”
Professionalisering
De oplossing lost de verwachtingen in. Griet Trekels: “Iedereen is er snel mee weg. We beschikken nu continu over eenduidige informatie. Werken met Buzzsaw brengt dus een stuk professionalisering in het projectbeheer. Iedereen gebruikt dezelfde versies en is op de hoogte van de recentste afspraken. Iedereen kan de documenten die voor zijn gebruik relevant zijn terugvinden en nieuwe mensen die erbij komen kunnen direct mee. Dat laatste is niet onbelangrijk, op dergelijk project heb je immers nogal wat verloop van mensen.”
“Nieuwe werkpartners die erbij komen ervaren van bij de start dat het project professioneel gecoördineerd wordt. Dat maakt meteen een goede indruk. We hebben de rechten ook zo ingesteld dat wie dit wenst, het bredere kader kan zien. Dat motiveert: medewerkers voelen dat ze met een prestigieus project bezig zijn.”
“Zelf vind ik de Notification Manager bijzonder handig. Dagelijks zie ik meteen wat er gewijzigd is. Ik hoef niet te speuren in alle plannen en documenten. De monitoringtaak voor projectleiders wordt er een stuk eenvoudiger door.”
“Ook de commerciële mensen maken gebruik van Buzzsaw. Het platform bevat immers de recentste verkoopslastenboeken, de verkoopplannen waarop te zien is welke appartementen al een koper hebben gevonden, de verkoopovereenkomsten en marketingmateriaal. Ook daar zorgt de ondersteuning met Buzzsaw voor professionalisering.”
“Het spreekt vanzelf dat de communicatie sinds we Buzzsaw gebruiken een stuk gemakkelijker is. Geen overbodige luxe, nu het project almaar complexer wordt. Als project developer valt er voor mij dan ook een bron van stress weg. Voordien ging er behoorlijk wat tijd naar documenten herzenden. Ik werd constant gebeld met verzoeken om dit of dat nog eens door te sturen. Op een gegeven moment deed ik haast niets anders meer. Die aanvragen waren bovendien altijd dringend, want mensen bellen voor informatie op het moment zelf dat ze die nodig hebben.”
“Dat valt nu volledig weg en ik kan me op mijn taken concentreren. De gebruikers zijn bovendien niet langer afhankelijk van mijn aanwezigheid hier op kantoor. Of het nu weekend is, of avond: iedereen heeft toegang tot de documenten die hij nodig heeft, wanneer hij ze nodig heeft.”
Elk nieuw project van De Zaat gaat nu meteen in Buzzsaw. In totaal worden het er 30 à 35. In de toekomst wordt geëvalueerd hoe ook andere grootschalige, complexe projecten van ING Real Estate Development kunnen profiteren van de professionalisering die het werken met Buzzsaw biedt.
Plattegrond Project De Zaat
Fase 1: 3 gebouwen met standaard tot luxe-appartementen
P1: Architect Jo Crepain - Oplevering: aan de gang
P2: Architect Pieter De Maeyer - Oplevering: einde 2006
P3: Architectenbureau Storme & Van Ranst - Oplevering: voorjaar 2007
Fase 2: Appartementen, supermarkt en winkels/horeca
P6: Architect Jaspers, Eyers & Partners - Start augustus 2006 / Oplevering 2008
P7 : Architect Jaspers, Eyers & Partners - Start werf eind 2006 / Oplevering 2008
P8 : Architect Ferre Verbaenen - Start werf eind 2006 / Oplevering 2008
Surf verder naar Website De Zaat
